내용증명, 증거수집 1단계

1. 개념

일상생활에서 사건 내용을 공신력 있는 기관에서 증명하여 발송함으로써 후일 증거자료나 입증자료로 활용할 수 있어 분쟁의 소지를 사전에 방지할 수 있도록 문서의 내용을 공적으로 증명하는 것이다. 즉 보내는 사람(발신인)이 받는 사람(수신인에게 어떤 내용의 문서를 국가기관인 우체국에서 언제 발송했다는 사실을 공적으로 증명하는 우편제도이다.

2. 목적

일정한 내용의 의사표시나 통지를 할 때 어떠한 내용의 독촉이 있었다는 사실을 증거로 남기고자 할 때 내용증명이 필요하다. 예컨대 잘 알고 있는 사람에게 차용증도 받지 않고 돈을 빌려주었는데, 차용자가 빌린 사실이 없다고 주장할 경우 대여금을 지급하라는 내용증명을 보낼 수 있다. 계약해제의 의사표시를 할 때 구두로 계약 철회를 통고하였으나, 나중에 상대방이 그러한 통고를 받은 사실이 없다고 주장할 수 있으므로 사전에 방지하기 위하여 내용증명으로 계약 철회의 의사표시를 할 수 있다. 시효중단의 청구를 중단할 때로서 갑이 을에게 돈을 빌려주었을 경우 그 채권은 10년이 경과하면 시효가 소멸되는데 시효기간 내에 최고(돈을 달라는 내용을 통지)함으로써 시효를 중단시킬 필요가 있을 때 내용증명이 필요하다. 채권양도를 통지할 때로서 예컨대, 갑이 을에게 300만 원을 빌려주었으나 을은 갑에게 돈을 변제하지 않고 있다. 한편 갑은 병으로부터 300만 원을 빌렸으므로 병에게 채권을 양도하여 채무에서 벗어나려고 한다. 이때 갑은 을에게 300만 원을 병에게 지급하여 달라는 채권양도 통지서를 내용증명으로 보낼 수 있는데 이 경우와 같이 갑이 내용증명으로 최고해 두면 그 사실은 명백한 증거로 남는다. 보내는 사람은 강력한 법적 조치를 하겠다는 의사표시를 하여 내용증명을 보내게 되는데 이에 받는 사람은 대개 당황스러울 수밖에 없다. 이와 같이 받는 사람으로 하여금 심리적으로 압박감을 주어 대출금 회수나 요금납부 등에 적절히 이용할 수 있다.

3. 효력

내용증명은 어떤 법률적 효력, 즉 강제력이 생기는 것이 아니며, 받는 사람(수신인)은 회답을 보낼 의무도 없다. 내용증명은 받은 사람이 회답하지 않는다 해도 내용증명 문서의 사실을 인정하였다는 것으로 되지 않는다. 다만, 보내는 사람이 내용증명을 보냈다는 것이 나중에 입증될 수 있을 뿐이고, 증거보전이나 받은 사람에게 심리적 부담을 느끼게 할 뿐이다. 따라서 내용증명을 받아본 사람은 문서의 내용이 사실과 다르다면 떳떳하게 그것을 반박하는 내용증명을 보내는 방법도 하나의 대응책이 될 수 있다.

4. 작성방법

내용증명의 작성은 특별한 형식을 요하는 것은 아니다. 먼저 A4용지(세로), 여백 기준 상 20mm, 하 40mm, 좌 15mm, 우 15mm 등의 규격용지에 내용증명 또는 통고서, 최고서 등 의사표시의 내용에 맞는 여러 형태의 제목을 쓴다. 그리고 보내는 사람과 받을 사람의 성명 및 주소를 기재한 다음 자신의 의사표시를 명확히 나타내는 내용의 문안을 간결하고 명료하게 작성해야 한다. 또한 후일 소송에 있어서 승패를 가리는 결정적인 증거가 될 수 있는 만큼 잠재성을 염두에 두고 그 내용 문안을 신중하게 생각하여 작성하는 것이 좋다.

문서의 작성이 완성되었으면, 3통을 출력하여 첨부할 서류(차용증, 영수증, 계약서 등)가 있으면 3통을 복사하여 각각 첨부한다. 이때 주의할 점은 서류는 원본이 아닌 사본을 첨부해야 한다는 것이다. 문서가 여러 장일 경우 보내는 사람 도장으로 간인을 하여야 한다. 편지봉투에는 내용증명의 내용과 동일하게 보내는 사람과 받는 사람의 성명, 주소가 일치하여야 한다. 우체국에 내용증명 3통과 편지봉투를 제출하면 우체국에서는 내용 증명하단 여백에 내용증명으로 발송하였음을 증명하는 직인을 찍은 후, 1통은 우체국에서 보관하고, 1통은 받는 사람에게 발송하고, 1통은 보내는 사람에게 교부한다. 우체국에서 보관하는 내용증명 1통은 3년간 보관한다. 보내는 사람이 내용증명을 분실하였을 경우 3년 이내에 우체국에서 그 사본의 재발급을 신청할 수 있다.

5. 탄원서

개인이나 단체가 국가나 공공기관에 대하여 억울한 사정이나 선처의 내용을 진술하여 도움을 호소하는 문서로, 대부분 행정처분이나 형사처분의 감경을 목적으로 한다. 필수적으로 탄원인의 성명, 주소, 주민등록번호, 연락처, 탄원 내용 등을 기재하는 것도 중요하지만, 평소 성실한 생활 태도와 어려운 가정환경에 비추어 선처를 희망한다는 내용으로 행정심판위원장, 검사, 판사 등의 마음을 감동시켜야 한다. 간단명료하게 상대가 이를 이해할 수 있도록 6하원칙을 기준으로 작성한다. 공문서가 아니지만 일정한 형식을 갖추어 작성한다. 작성 시 어떤 처벌을 원하는지 또는 어떤 선처를 원하는지 명확하게 기술한다. 자료를 첨부할 경우 객관적 자료를 제출한다. 작성 시 가능한 감정적 요소를 배제한다.

 

6. 진정서

개인 또는 단체가 국가나 공공기관에 대하여 일정한 사정을 진술하여 유리한 조치를 취해줄 것을 바라는 의사표시로 일반적으로 각 개인이 침해받은 권리를 구제받기 위하여 행정기관에 요구하는 문서적 행위를 말한다. 정해진 형식이 없고 어떠한 형식이든 자신의 주장 내용만 담고 있으면 되나 형식에 제한이 없어도 필수적으로 진정인의 성명, 주소, 주민등록번호, 연락처, 주장 내용, 증거자료를 기재해야 하고 진정의 원인이 된 사실과 진정 이유 등에 관하여는 빠짐없이 상세하게 기재해야 하며 주장을 뒷받침할 객관적인 증거자료 등도 첨부해야 효과를 기대할 수 있다. 상대가 이해할 수 있도록 간단명료하게 6하원칙을 기준으로 내용을 작성한다. 공문서는 아니지만 일정한 형식을 갖추는 것이 바람직하다. 진정서 본문 중 어떤 처벌을 원하는지 또는 어떤 선처를 원하는지 진정 이유를 명확히 제시한다. 자료를 첨부할 경우 객관적 자료를 제출한다. 감정적 요소는 가능한 배제 한다.